Die Kündigung ist der unangenehmste Teil der Personalarbeit. Aber er ist Teil der Arbeit. Wer sie professionell angeht, verhindert langwierige Auseinandersetzungen und wahrt die Würde beider Seiten.
Vor dem Gespräch
Rechtliches prüfen:
- Sperrfristen nach OR 336c aktuell? (Krankheit, Militärdienst, Schwangerschaft)
- Kündigungsfrist korrekt berechnet?
- Vertragliche Besonderheiten (Konkurrenzverbot, Lohnforderungen)?
Organisatorisches vorbereiten:
- Kündigungsschreiben formulieren
- Privaten Raum reservieren
- Zeit einplanen — mindestens 30 Minuten
- Zweite Person dabei? (Nur bei Risiko-Situationen)
Das Gespräch führen
Keine Vorwarnung per E-Mail. Keine Begleit-Kommunikation vor dem Termin, die den Mitarbeiter vorbereitet. Das wirkt manipulativ.
Klarer Einstieg: "Ich habe eine Nachricht, die schwer ist. Wir werden das Arbeitsverhältnis per [Datum] beenden."
Kein Floskeln-Vorspiel. Kein "Du weisst ja, wir sitzen hier, weil..." — das ist eine Folter.
Begründung: Geben Sie die Begründung klar, aber kurz. Nicht alle Details der letzten zwei Jahre aufzählen. Die Entscheidung steht, das Gespräch rechtfertigt sie nicht neu.
Schriftliches überreichen: Das Kündigungsschreiben liegt auf dem Tisch. Unterzeichnet, datiert, mit klarem letzten Arbeitstag.
Raum für Reaktion: Warten Sie. Zuhören Sie. Verteidigen Sie Ihre Entscheidung nicht.
Rechtliche Formalien
Form: Kündigung muss nicht schriftlich sein (ausser vertraglich vereinbart). Trotzdem: immer schriftlich. Sonst gibt es Streit über den genauen Zeitpunkt.
Zugang: Die Kündigung wirkt erst mit Zugang beim Empfänger. Übergabe im Gespräch ist klar. Per Einschreiben: zählt der Tag der Abholung (nicht der Versand).
Begründung: Muss nur auf Verlangen schriftlich gegeben werden (OR 335). Immer klar und belegbar formulieren.
Nach dem Gespräch
Erste 24 Stunden:
- Zugangsrechte ggf. vorübergehend einschränken (je nach Vertrauenssituation)
- Team informieren — aber erst nach dem Gespräch, nicht vorher
- Freistellung klären
Erste Woche:
- Arbeitszeugnis beginnen
- Übergabeplan mit der betroffenen Person erstellen
- Offboarding-Checkliste durchgehen
Die typischen Fehler
- Kündigung am Freitagnachmittag aussprechen (Wochenende allein mit der Nachricht)
- Per E-Mail, Chat oder Telefon (nur in absoluten Ausnahmesituationen)
- Am Geburtstag, am Krankenbett, am Hochzeitstag
- "Wir sollten uns trennen" als Einstieg (zweideutig, paralysierend)
- Das Gespräch auf 10 Minuten begrenzen
Menschlichkeit
Die gekündigte Person verliert mehr als einen Job. Oft Identität, Struktur, soziales Umfeld. Behandeln Sie sie, als wäre es Ihre Schwester, Ihr Vater.
Das hat nichts mit Schwäche zu tun. Es hat mit Professionalität zu tun.
Mit HRio laufen die Offboarding-Prozesse nach einer Kündigung automatisch an: 14-Punkte-Checkliste, Zeugnis-Vorlage, Rückgabe-Tracking. Sie konzentrieren sich auf das menschliche Gespräch.
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